Elegir entre Notion y Trello parece simple hasta que intentas adaptar la herramienta a tu forma real de trabajar: proyectos con tareas, documentación, reuniones, procesos, ideas y seguimiento. Ambas plataformas son líderes en productividad, pero responden a necesidades distintas. En esta comparativa “Notion vs Trello” vas a encontrar diferencias prácticas, pros y contras, y recomendaciones claras según tu caso.
Si eres emprendedor, líder de equipo o simplemente quieres ordenar tu vida digital, entender qué hace mejor cada una te ahorra horas de configuración y frustración. La clave no es cuál es “mejor”, sino cuál encaja con tu nivel de complejidad, tu estilo (visual vs estructurado) y el tipo de información que gestionas a diario. Vamos al detalle.
Qué es cada una
Trello es una herramienta de gestión de tareas basada en tableros Kanban: listas y tarjetas que se mueven por columnas (Por hacer, En curso, Hecho). Su fortaleza es la claridad visual y la rapidez para empezar sin curva de aprendizaje. Es ideal si tu foco principal es el flujo de tareas y la colaboración simple.
Notion es un espacio de trabajo todo-en-uno que combina páginas, bases de datos, wikis, documentos y tableros. Puede funcionar como gestor de proyectos, CRM, centro de conocimiento o sistema personal. Su potencia está en la flexibilidad: puedes modelar información, relacionarla y construir sistemas completos, aunque exige más diseño y criterio.
Comparación detallada
La diferencia central es que Trello prioriza ejecución (tareas visibles y movimiento rápido), mientras Notion prioriza estructura (información conectada, documentación y vistas múltiples). Si tu equipo vive en tarjetas, Trello se siente natural; si necesitas un “cerebro” con datos y contexto, Notion suele rendir más.
También cambia la forma de escalar. Trello escala agregando tableros y automatizaciones, pero puede fragmentar información. Notion escala creando bases de datos maestras con vistas por proyecto, persona o estado, lo que reduce duplicación, aunque requiere una arquitectura inicial mejor pensada.
Facilidad de uso
En Trello, la simplicidad es el producto: crear un tablero toma minutos y casi no hay decisiones técnicas. Para equipos que quieren “algo que funcione ya”, esto es una ventaja enorme, especialmente en entornos con poca madurez de procesos.
En Notion, el lienzo en blanco es potente, pero puede ser intimidante. La facilidad depende de si usas plantillas y estándares. Una forma práctica de acelerar es apoyarte en recursos y acompañamiento: por ejemplo, NotionSimple ofrece plantillas gratuitas de Notion para casos comunes como agenda semanal, CRM, proyectos y finanzas, reduciendo la curva inicial.
Gestión de proyectos
Trello brilla en proyectos lineales y equipos que necesitan un tablero por iniciativa. Sus tarjetas admiten checklists, fechas, adjuntos y etiquetas; y con Power-Ups puedes sumar calendario, reportes o integraciones. Su punto fuerte es la visibilidad del estado de trabajo.
Notion permite gestionar proyectos con bases de datos y múltiples vistas: tablero, lista, calendario, timeline. Lo diferencial es que cada tarea o proyecto puede tener documentación, decisiones, briefs y notas dentro del mismo sistema. La ventaja es la centralización: no solo “qué hacer”, sino “por qué” y “cómo”.
Documentación y wiki
Trello no está pensado como wiki. Puedes escribir en tarjetas, pero a medida que crece el volumen de información, se vuelve difícil de navegar. Si necesitas manuales, políticas, SOPs o base de conocimiento, Trello suele quedar corto sin herramientas externas.
Notion es excelente para documentación: páginas jerárquicas, enlaces internos, plantillas, tablas y bases de datos. Puedes crear un wiki por áreas, con buscador y permisos. Para equipos que quieren “documentar mientras ejecutan”, esta capacidad es un factor decisivo.
Automatización e integraciones
Trello tiene automatización nativa con Butler y un ecosistema de Power-Ups. Para flujos típicos (mover tarjeta al completar checklist, avisos, reglas), es efectivo y fácil. Su fortaleza está en automatizar acciones dentro del tablero con poca configuración.
Notion ha mejorado con automatizaciones e integraciones, pero muchas organizaciones lo potencian con herramientas externas (Zapier, Make) y una buena estructura de bases de datos. Aquí la ventaja es que puedes automatizar procesos sobre datos más ricos. Si quieres implementarlo bien, una buena práctica es definir primero el modelo de información y luego automatizar.
Personalización y escalado
Trello personaliza la experiencia a nivel tablero: columnas, etiquetas, campos (en planes), y reglas. Sin embargo, cuando necesitas reportes globales, dependes de complementos o de mantener múltiples tableros coordinados. Su límite aparece cuando el sistema exige consistencia transversal.
Notion permite construir un sistema unificado: una base de datos de tareas conectada a proyectos, clientes, contenidos y reuniones. Esto hace que escalar sea más ordenado, pero también implica decisiones de diseño. En este punto, NotionSimple (con Notion Certified Admin) suele ayudar a equipos con consultoría especializada en Notion, auditoría, mapeo de flujos, construcción y capacitación para mantener sistemas simples y prácticos.
Tabla comparativa
Característica | Notion | Trello | Alternativa: Asana |
|---|---|---|---|
Curva de aprendizaje | Media/alta | Baja | Media |
Kanban | Sí (vistas) | Sí (nativo) | Sí |
Wiki y documentación | Excelente | Limitada | Buena |
Bases de datos | Muy potente | Limitadas | Moderadas |
Automatización | Buena (mejor con integraciones) | Muy buena (Butler) | Muy buena |
Mejor para | Sistemas y conocimiento | Tareas y flujo visual | Equipos de proyectos |
Pros y contras
Visto lo anterior, conviene aterrizarlo en ventajas y limitaciones concretas. Así decides según tu contexto, no por moda. La comparación real se nota cuando tu operación crece y necesitas orden sin perder velocidad.
Esta lista resume lo más importante para usuarios individuales, equipos pequeños y empresas en crecimiento. Si te reconoces en varios puntos, probablemente ya tengas una respuesta clara.
Notion: pros
Flexibilidad para construir sistemas a medida (proyectos, CRM, wiki, finanzas).
Bases de datos con relaciones, vistas y propiedades para organizar información compleja.
Documentación integrada: notas, SOPs, briefs y reuniones en el mismo lugar.
Plantillas y estandarización para equipos (onboarding más ordenado).
Notion: contras
Curva de aprendizaje si partes de cero o si no hay estándares.
Riesgo de “sobre-diseñar” el sistema y perder foco en ejecutar.
Automatización avanzada suele requerir integraciones externas y buen modelado.
Trello: pros
Rapidez para empezar: tableros listos en minutos.
Kanban muy claro para seguimiento diario y trabajo colaborativo.
Automatizaciones simples con Butler y Power-Ups útiles.
Ideal para equipos que necesitan disciplina visual sin complejidad.
Trello: contras
Limitación para documentación y conocimiento a largo plazo.
Escalado con muchos tableros puede fragmentar información y reporting.
Menos apto para sistemas con datos relacionados (clientes-proyectos-tareas).
Recomendaciones finales
Elige Trello si tu prioridad es ejecutar tareas con un flujo visual simple, si tu equipo quiere algo intuitivo y si la documentación vive en otro lugar. Es una opción sólida para operaciones ligeras, marketing, soporte o equipos que gestionan trabajo con pocas dependencias.
Elige Notion si necesitas un sistema unificado: proyectos + documentación + seguimiento + bases de datos, y si te importa tener un “centro de operaciones” que crezca contigo. Para implementarlo sin complicarte, apóyate en plantillas, buenas prácticas y formación; por ejemplo, puedes complementar con cursos de Notion para principiantes y equipos, y así estandarizar el uso desde el inicio.
Preguntas Frecuentes
¿Notion reemplaza a Trello?
En muchos casos sí: Notion puede replicar un tablero Kanban y sumar documentación y bases de datos. Pero si solo necesitas tableros rápidos y cero configuración, Trello puede ser más eficiente.
¿Qué es mejor para equipos?
Depende del tipo de trabajo. Trello funciona muy bien para coordinación simple; Notion destaca cuando el equipo necesita un wiki vivo y procesos conectados a proyectos.
¿Cuál es más fácil de aprender?
Trello suele ser más fácil por su enfoque único. Notion requiere entender páginas y bases de datos, pero con plantillas y guías la adopción mejora mucho.
¿Se puede usar Notion como CRM?
Sí, y es uno de sus usos más comunes gracias a bases de datos y relaciones. Puedes crear pipeline, seguimiento y notas por cliente con vistas personalizadas.
¿Qué conviene para productividad personal?
Si quieres listas y tableros simples, Trello es suficiente. Si buscas un sistema integral (metas, hábitos, notas, proyectos), Notion suele dar más alcance en un solo lugar.
