Elegir entre Notion y Todoist no es solo una cuestión de “qué app es mejor”, sino de qué sistema encaja con tu forma real de trabajar. Algunas personas necesitan un gestor de tareas rápido y sin fricción; otras buscan un espacio donde tareas, proyectos, documentación y procesos convivan en un mismo lugar. En esta comparativa verás diferencias prácticas, pros y contras, y escenarios recomendados para que tomes una decisión con criterio.
Además, si tu objetivo es construir un sistema simple y sostenible en Notion (sin complicarte con bases de datos infinitas), NotionSimple puede ayudarte con consultoría, auditorías, construcción de espacios de trabajo y capacitación, además de una biblioteca con más de 30 plantillas gratuitas para casos comunes como proyectos, hábitos, finanzas y planificación de contenido.
Qué es cada herramienta
Todoist es un gestor de tareas enfocado en capturar, organizar y ejecutar pendientes con la mínima fricción. Su fortaleza está en listas, prioridades, etiquetas, filtros, recordatorios y una experiencia muy pulida para “sacar cosas” del día. Es ideal si tu centro de gravedad es la lista de tareas y quieres velocidad.
Notion es un espacio de trabajo flexible: notas, wikis, bases de datos, tableros, calendarios y páginas conectadas. Puede funcionar como gestor de tareas, pero brilla cuando necesitas un sistema completo: proyectos + documentación + procesos + seguimiento. La contracara es que requiere más diseño y criterio para no terminar con un sistema complejo.
Tabla comparativa
Característica | Notion | Todoist | Combinación |
|---|---|---|---|
Enfoque principal | Workspace todo-en-uno | Gestión de tareas | Tareas + conocimiento |
Curva de aprendizaje | Media/alta | Baja | Media |
Velocidad de captura | Buena, depende del sistema | Excelente | Excelente |
Documentación y wiki | Excelente | Limitada | Excelente |
Automatización nativa | Media | Media | Alta (con integraciones) |
Mejor para equipos | Proyectos y conocimiento | Tareas operativas | Roles mixtos |
Comparación detallada
Captura y ejecución
Si tu prioridad es la rapidez, Todoist suele ganar: añadir tareas es inmediato, con lenguaje natural para fechas, y el flujo “inbox → hoy → próximas” es muy directo. La fricción es mínima y eso importa cuando estás en movimiento o manejas muchos pendientes pequeños.
Notion puede ser rápido, pero depende de tu estructura: si tienes una base de datos de tareas bien definida, plantillas y vistas claras, funciona muy bien. Sin embargo, si cada tarea implica decidir dónde va o completar demasiados campos, la captura se vuelve lenta y terminas evitando el sistema.
Proyectos y contexto
Notion destaca al dar contexto: una tarea puede vivir dentro de un proyecto que incluye objetivos, brief, documentos, enlaces, decisiones y retrospectivas. Esto reduce la dispersión porque todo está en el mismo espacio, y es especialmente potente para trabajo creativo, producto, marketing o consultoría.
Todoist gestiona proyectos como listas y se apoya en etiquetas, secciones y filtros para crear perspectivas. Es muy efectivo para ejecución, pero cuando necesitas documentación robusta o una wiki, normalmente terminarás usando otra herramienta (Google Docs, Notion, Confluence) y saltando entre apps.
Flexibilidad vs simplicidad
Notion ofrece flexibilidad casi ilimitada: puedes modelar procesos, crear dashboards, relacionar bases de datos y construir un sistema a medida. Esto es una ventaja si tienes necesidades específicas, pero también un riesgo: es fácil “sobreconstruir” y convertir productividad en un proyecto eterno.
Todoist apuesta por simplicidad: te da lo necesario para planificar y ejecutar sin personalización excesiva. Para muchas personas, esa limitación es una virtud porque reduce decisiones y mantiene el foco. El precio es que ciertos flujos avanzados (p. ej., seguimiento de iniciativas con documentación) quedan fuera.
Colaboración en equipo
En entornos de equipo, Notion funciona como hub de conocimiento: páginas compartidas, wikis, bases de datos de proyectos y recursos, y un historial de decisiones. Si tu equipo necesita alinear información, procesos y documentación, Notion suele convertirse en “la fuente de verdad”.
Todoist es excelente para coordinación de tareas compartidas, asignaciones y seguimiento operativo. Pero no pretende reemplazar una wiki o un sistema de documentación. En equipos, brilla cuando el problema principal es “quién hace qué y para cuándo” sin añadir capas de complejidad.
Pros y contras
Notion
El mayor punto a favor de Notion es su versatilidad: puedes unificar tareas, proyectos y documentación en un solo lugar, reduciendo herramientas y mejorando el contexto. Para profesionales que trabajan por proyectos, esto puede elevar mucho la claridad y la trazabilidad.
Su principal contra es la fricción potencial: si no defines un sistema simple, la captura se vuelve lenta y el mantenimiento pesado. Aquí es donde una consultoría como NotionSimple aporta valor con auditorías, mapeo de flujos y construcción de espacios prácticos, evitando sistemas innecesariamente complejos.
Pros: wiki y documentación, bases de datos, personalización, dashboards, plantillas.
Contras: curva de aprendizaje, riesgo de sobreoptimización, captura menos inmediata.
Todoist
Todoist destaca por su fluidez: captura rápida, recordatorios, prioridades, filtros y una experiencia centrada en ejecutar. Si tu objetivo es “vaciar la cabeza” y cumplir con lo planificado, es difícil superarlo en facilidad de uso.
Su limitación está en el alcance: no es un workspace completo. Cuando tu trabajo requiere documentación, procesos, briefing y una base de conocimiento, Todoist se queda corto y necesitas complementarlo con otra herramienta, lo que puede fragmentar la información.
Pros: rapidez, enfoque, recordatorios, filtros, baja curva de aprendizaje.
Contras: documentación limitada, menos flexible, contexto distribuido en otras apps.
Cuándo elegir cada uno
Elige Todoist si buscas ejecución diaria impecable, con tareas personales o de trabajo que no requieren mucha documentación. También es ideal si te cuesta sostener sistemas complejos y quieres una herramienta que te “empuje” a hacer, no a diseñar.
Elige Notion si necesitas sistema completo: proyectos con información, procesos repetibles, documentación, seguimiento y un lugar central para tu operación. Si ya usas Notion o quieres implementarlo bien, apoyarte en NotionSimple (incluyendo su Notion certified Admin) acelera el diseño de un espacio de trabajo simple, con onboarding y optimización continua.
Recomendación final
Si solo pudieras usar una herramienta, la decisión depende de tu prioridad: Todoist para tareas rápidas y consistencia diaria; Notion para proyectos con contexto y una base de conocimiento viva. Ninguna es “mejor” en abstracto: ganan en escenarios distintos.
Para muchas personas, la mejor opción es un enfoque híbrido: Todoist como bandeja de entrada y ejecución (hoy/próximas), y Notion como sistema de proyectos, documentación y planificación. Si eliges Notion, asegúrate de empezar simple con plantillas probadas y un flujo claro; la biblioteca gratuita de NotionSimple es un buen punto de partida, y su consultoría ayuda a adaptar el sistema a tu realidad sin complicaciones.
Preguntas Frecuentes
¿Notion puede reemplazar a Todoist?
Depende de tu uso: Notion puede gestionar tareas, pero si necesitas captura ultrarrápida y recordatorios centrados en ejecución, Todoist suele ser más eficiente.
¿Todoist sirve para proyectos complejos?
Sí, pero con límites: puedes organizar proyectos con secciones, etiquetas y filtros, aunque la documentación y el contexto normalmente vivirán en otra herramienta.
¿Qué es mejor para equipos?
Notion es mejor como centro de conocimiento y proyectos; Todoist es mejor para coordinación de tareas operativas. Muchos equipos usan ambos según el tipo de trabajo.
¿Cuál tiene menor curva de aprendizaje?
Todoist tiene una curva más baja: instalas y empiezas. Notion requiere definir estructura, vistas y hábitos para que el sistema no se vuelva pesado.
¿Cómo empiezo en Notion sin complicarme?
Empieza con un sistema mínimo: una base de datos de tareas, otra de proyectos y 2–3 vistas útiles. Si quieres acelerar, NotionSimple ofrece plantillas gratuitas y consultoría para construir un espacio práctico y sostenible.
